Wat is DSO en hoe kan ik mijn DSO (days sales outstanding) verbeteren?

Een hoge Days Sales Outstanding (DSO) kan de cashflow van jouw onderneming onder druk zetten, risico's vergroten en groei belemmeren. Proactief beheer van DSO door middel van kredietbeleid, snelle facturering en effectieve incasso's is essentieel voor de financiële veerkracht van jouw onderneming.

Heel wat bedrijven halen hun prestatiedoelstellingen, maar kampen nog steeds met cashflowproblemen. Een belangrijke reden hiervoor is Days Sales Outstanding (DSO). In de onvoorspelbare economie van vandaag is DSO niet alleen een maatstaf, maar ook een duidelijke indicator voor financiële druk. Een hoge DSO kan de financieringskosten opdrijven, strategische investeringen beperken en de relaties met leveranciers onder druk zetten. Nog belangrijker is dat het werkkapitaal vastzet dat normaal groei zou kunnen stimuleren of economische schokken zou kunnen opvangen. Het beheersen van DSO is dus niet langer een optie, maar een essentie voor de veerkracht van jouw onderneming.

Wat is Days Sales Outstanding (DSO) en wat betekent dit voor jouw bedrijf?

Days Sales Outstanding (DSO) is een belangrijke maatstaf die aangeeft hoe lang het duurt voordat een bedrijf een betaling ontvangt na een verkoop op krediet. Een lagere DSO betekent dat het bedrijf betalingen snel ontvangt, waardoor de cashflow verbetert en er geld vrijkomt voor andere bedrijfsbehoeften. Een hoge DSO wijst er echter op dat het bedrijf meer tijd nodig heeft om betalingen te innen, wat kan leiden tot cashflowproblemen. Dit kan het bedrijf dwingen om geld te lenen of te bezuinigen op de bedrijfsvoering. Als betalingen te lang worden uitgesteld, bestaat ook het risico dat het geld helemaal niet wordt geïnd. Daarom streven bedrijven er vaak naar hun DSO te verlagen. 

De meest directe manier om je DSO te verlagen, is je betalingstermijnen verkorten.

Als je klanten 30 dagen de tijd geeft om hun factuur te betalen, dan heeft dat uiteraard een negatieve invloed op je cashflow.

Betalingsrisico's beperken en DSO verlagen

Bedrijven kunnen verschillende strategieën toepassen om de risico's van een hoge DSO te beperken en het aantal dagen dat hun vorderingen openstaan te verminderen:

• Voer een strikt kredietbeleid: Het is essentieel om een duidelijk en consistent kredietbeleid te voeren. Dit omvat het vaststellen van passende kredietlimieten, het aanbieden van kortingen bij vroegtijdige betaling en het zorgvuldig controleren van de kredietwaardigheid van nieuwe klanten.
  
  
• Verbeter de nauwkeurigheid en tijdigheid van facturen: Het is van cruciaal belang dat facturen correct zijn en onmiddellijk na een verkoop worden verzonden. Vertragingen bij de facturering kunnen leiden tot betalingsachterstanden, dus het is essentieel dat de facturering snel en correct verloopt.
  
  
• Regelmatige opvolging van openstaande facturen: Het instellen van automatische herinneringen of het toewijzen van speciale medewerkers voor de opvolging van openstaande facturen kan helpen om ervoor te zorgen dat betalingen op tijd worden uitgevoerd.
  
  
• Betalingsregelingen aanbieden: Voor klanten die moeite hebben om het volledige bedrag te betalen, kan het aanbieden van flexibele betalingsvoorwaarden of afbetalingsregelingen de cashflow verbeteren en tegelijkertijd de inkomsten veiligstellen.

Het verlagen van je DSO helpt dus :

• om je cashflow te verbeteren
• het risico op wanbetaling te verkleinen
• je renteverlies te minimaliseren.

De ‘DSO verkortingsstrategie’

Je kunt je DSO dus duidelijk op verschillende manieren terugdringen. De meest geschikte aanpak voor jouw bedrijf hangt echter vaak af van de gebruiken binnen de sector waarin je actief bent en van de relatie die jij met je klanten hebt.

Moet ik mijn DSO eigenlijk wel verlagen?

De eerste stap in het bepalen van je strategie is nagaan of je jouw DSO daadwerkelijk moet verkorten. De gemiddelde krediettermijnen variëren duidelijk van sector tot sector. De agrovoedingssector en de brandstofsector vereisen bijvoorbeeld meestal de kortste betalingstermijnen, gewoonlijk minder dan 30 dagen, terwijl we allemaal weten dat betalingen van de overheid wel eens wat langer op zich kunnen laten wachten en de DSO daar dus beduidend hoger ligt.

Als ik mijn betalingstermijnen korter zet dan die van de concurrentie, word ik dan minder aantrekkelijk voor klanten en prospecten?

Als je cashflow de gemiddelde betalingstermijnen voor jouw sector gemakkelijk aankan, is het misschien beter om je termijnen niet te veranderen. Betalingstermijnen die aanzienlijk korter zijn dan het gemiddelde in je sector kunnen je inderdaad minder aantrekkelijk maken om zaken mee te doen en kunnen je misschien zelfs het imago geven van een bedrijf met cashflowproblemen.

Kan verdiscontering helpen om mijn DSO te verminderen?

Een korting voor vroege betaling moedigt snelle betaling door je klanten aan wat resulteert in een lagere DSO.

Deze techniek wordt met succes gebruikt door bedrijven die over de hele wereld exporteren. Het maakt dat je een zeer aantrekkelijke partner bent voor potentiële klanten in een competitieve markt. Houd wel twee dingen in de gaten: je eigen cashflow (kun je het je veroorloven om korting te geven?) en klanten die willen profiteren van de korting zonder daadwerkelijk vroeger te betalen.

Kan een flexibele benadering van mijn DSO mijn liquiditeit bevorderen?

Misschien vind je een flexibele aanpak van je betalingstermijnen het beste voor beide partijen en verleng of verkort je de termijnen naargelang de behoefte. Dit kan bijzonder goed werken als je een gezonde klantrelatie hebt en je deze aanpak afspreekt ten voordele van de liquiditeit in beide bedrijven.

Kan een kredietverzekering invloed hebben op mijn DSO?

Kredietverzekering is een van de instrumenten die bedrijven gebruiken om de risico's van een hoge DSO te beperken. Door zich te verzekeren tegen mogelijke oninbare vorderingen, kan een bedrijf het financiële risico van wanbetaling verminderen.

Bedrijven die werken met een kredietverzekeringspolis merken vaak dat ze sneller betaald worden dan andere leveranciers. Dit komt doordat de meeste kredietverzekeringsmaatschappijen, waaronder Atradius, de kredietwaardigheid van de klanten beoordelen en permanent opvolgen. Als je klant een goede kredietscore wil opbouwen om in de toekomst gunstige kredietvoorwaarden te krijgen, is het een must om aan te tonen dat hij in het verleden altijd op tijd heeft betaald. Op die manier werkt een kredietverzekeringspolis dus sterk in je voordeel. En als je klant niet tijdig betaalt, heeft een aanmaningsbrief of telefoontje van een kredietverzekeringsmaatschappij vaak meer impact en dus een positief effect op je DSO.

Is goede communicatie de sleutel tot het verminderen van mijn DSO?

Natuurlijk! Goede communicatie is het belangrijkste instrument dat je hebt om je DSO te beheren. Betalingsachterstanden kunnen veel verschillende oorzaken hebben, zoals bijvoorbeeld een fout in de facturatie aan jouw kant, een manke administratie, een vergetelheid, kwade wil en cashflowproblemen. Een open communicatie tijdens het hele betalingstraject, inclusief een vroeg telefoontje om te checken of alles in orde is, helpt je om vergissingen of andere problemen op te sporen. Is er een cashflowprobleem? Dan kan je op tijd onderhandelen over gefaseerde betalingsplannen. Goede communicatie bevordert een sterke relatie en helpt je om de DSO beter te beheren.

Is het belangrijk om het gemiddelde aantal dagen dat mijn facturen openstaan te verminderen?

Ja, maar weloverwogen… Hoe langer een factuur onbetaald blijft, hoe groter het risico op wanbetaling. In dit opzicht is het belangrijk om de DSO te verlagen. Als je de betalingstermijnen echter te kort maakt, kan het je concurrentiepositie verzwakken en loop je het risico te worden gezien als onderneming met liquiditeitsproblemen. Onderzoek dus de gemiddelde betalingstermijnen op de markt en pas je betalingsvoorwaarden daaraan aan, als je cashflow het toelaat. Zolang je kredietvoorwaarden je niet onder druk zetten, is het niet belangrijk om je DSO te verlagen.

Je kan zelf zorgen voor een goede basis voor je krediettermijnen door te investeren in een optimale en open interactie met je klanten. Een partnership met een kredietverzekeraar kan die fundamenten verder versterken. Een solide relatie zal voor beide partijen voordelig zijn en helpt om de handel soepeler te laten verlopen. Onderzoek wat kredietverzekering voor je kan doen, het heeft een positieve invloed op je DSO en beschermt je tegen het risico van oninbare facturen.

Whitepaper

DSO is één aspect van je kredietmanagement en in het bijzonder van je debiteurenbeheer.
In onze whitepaper: “Debiteurenbeheer? Via deze leidraad pak jij het doeltreffend aan.” belichten we ook de andere aspecten.

Wens je nog meer te weten over jouw DSO-ratio en waarom DSO zo belangrijk is?
Neem dan zeker ook een kijkje naar onze 2 andere blogposts in deze serie.