Onbetaalde facturen zijn als vijgen na Pasen

Hoe heeft een onbetaalde factuur dan precies impact op je cashflow?

‘Je cashflow’ zijn de geldstromen die in en uit je onderneming vloeien gedurende een bepaalde periode. Een gezonde cashflow is cruciaal voor het betalen van facturen, lonen, investeringen, … Onbetaalde facturen beïnvloeden die geldstromen dus in negatieve zin:

1. Verminderde liquiditeit: het geld dat je nog tegoed hebt, kan je niet gebruiken. Dit kan ervoor zorgen dat je zelf problemen krijgt bij het betalen van rekeningen, lonen en andere uitgaven. Uiteindelijk kan dit de groei van je bedrijf belemmeren.
2. Verhoogde kosten/verminderde winstgevendheid: In eerste instantie kost het zelf opvolgen van achterstallige betalingen geld en tijd. In het ergste geval zit je met een langdurig incassoproces dat juridische kosten met zich meebrengt of verlies je definitief bepaalde inkomsten.
3. Verhoogd kredietrisico: Een groot aantal onbetaalde facturen kan je kredietrisico verhogen, wat kan leiden tot hogere rentetarieven op leningen en zelfs een verminderde kredietwaardigheid.

Wat vermeld je best op je factuur?

Om ervoor te zorgen dat uw factuur duidelijk, volledig en wettelijk in orde is, dient u de volgende informatie op uw factuur te vermelden:

1. Factuurkop: Inclusief het woord "Factuur" om duidelijk aan te geven dat het document een factuur is.
2. Uw bedrijfsgegevens: Dit omvat uw bedrijfsnaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres en website. Als uw bedrijf een btw-nummer heeft, moet dit ook worden vermeld.
3. Klantgegevens: volledige naam en adres van de klant waaraan de goederen of diensten zijn geleverd met eventueel het klantnummer of andere referenties.
4. Factuurnummer
5. Factuurdatum: De datum waarop de factuur is opgesteld.
6. Beschrijving van goederen of diensten: Geef een duidelijke en gedetailleerde beschrijving van de geleverde goederen of diensten, inclusief hoeveelheden, eenheden en eventuele product- of dienstcodes.
7. Prijzen: Vermeld de prijs per eenheid en het totaalbedrag voor elk item.
8. Subtotaal: Geef het subtotaal weer, dit is het totaalbedrag van alle items vóór btw en eventuele kortingen.
9. Btw-tarief en bedrag: Als u btw in rekening brengt, vermeld dan het toepasselijke btw-tarief en het totale btw-bedrag voor de factuur.
10. Kortingen (indien van toepassing): Als er kortingen van toepassing zijn, vermeld dan het kortingspercentage en het afgetrokken bedrag.
11. Totaalbedrag: Het totale bedrag van de factuur, inclusief btw en na eventuele kortingen.
12. Betalingsvoorwaarden: Vermeld duidelijk de betalingstermijn (bijvoorbeeld 30 dagen netto) en de vervaldatum. Vermeld ook de gewenste betaalmethode (bijvoorbeeld bankoverschrijving) en eventuele bank- of betalingsgegevens die nodig zijn voor de klant om de betaling uit te voeren.
13. Eventuele extra informatie of opmerkingen: Vermeld eventuele extra informatie of opmerkingen die relevant zijn voor de factuur, zoals garantiebepalingen, leveringsvoorwaarden of speciale instructies.
14. Verkoopsvoorwaarden: Vermeld deze op de achterkant van de factuur.

Door al deze informatie op uw factuur op te nemen, vergroot u de kans op een tijdige betaling en minimaliseert u de kans op misverstanden tussen u en uw klant.