Een nieuwe klant die snel wil bestellen. Een mooi orderbedrag. Weinig discussie over de prijs. En liefst zo snel mogelijk geleverd.
Op het eerste gezicht klinkt dat als een commerciële kans. Maar precies in dat soort situaties is waakzaamheid belangrijk. Want niet elke nieuwe klant is wie hij beweert te zijn. Fraudeurs maken steeds vaker gebruik van digitale bestelprocessen, geloofwaardige documenten en leggen de druk hoog om snel te leveren. Hun doel is eenvoudig: goederen of diensten verkrijgen zonder te betalen.
Voor bedrijven die op krediet leveren, kan fraude door afnemers grote gevolgen hebben. De goederen zijn weg, de factuur blijft onbetaald en de echte identiteit van de fraudeur is vaak moeilijk te achterhalen. Wie zijn handelsvorderingen wil beschermen, kijkt daarom best niet alleen naar omzetkansen, maar ook naar de betrouwbaarheid van de klant achter die mooie bestelling.
Fraude door afnemers kan verschillende vormen aannemen. Soms richten fraudeurs een volledig nieuwe onderneming op met als enige doel leveranciers te misleiden. Ze plaatsen enkele bestellingen, verkopen de goederen snel door en verdwijnen daarna met de opbrengst.
In andere gevallen nemen ze een slapende vennootschap over. Dat is een onderneming die al langer bestaat, maar waarvan de activiteiten zijn stopgezet. Op papier lijkt zo’n bedrijf betrouwbaar: het heeft een historiek, een ondernemingsnummer en mogelijk zelfs oude jaarrekeningen. Alleen hebben die positieve signalen vaak betrekking op de vorige eigenaars, niet op de nieuwe personen achter de onderneming.
Een andere bekende techniek is de zogenaamde “bust-out”-fraude. Daarbij bouwen fraudeurs eerst vertrouwen op. Ze plaatsen kleine bestellingen en betalen die correct. Zodra de leverancier hen als betrouwbare klant beschouwt, volgt een veel groter order. Dat wordt geleverd, maar de factuur wordt nooit betaald.
Ook identiteitsfraude komt vaak voor. Fraudeurs doen zich dan voor als een bestaande, kredietwaardige onderneming. Ze gebruiken een bekende bedrijfsnaam, een professioneel ogend e-mailadres of documenten die betrouwbaar lijken. De levering moet dan plots naar een ander adres, of de goederen worden zogezegd zelf opgehaald. Wanneer de factuur naar de echte onderneming gaat, blijkt dat die nooit een bestelling heeft geplaatst.
Fraudeurs weten dat leveranciers hun klanten controleren. Daarom proberen ze zo normaal mogelijk over te komen. Ze gebruiken bedrijfsgegevens die op het eerste gezicht kloppen, bouwen geloofwaardige websites of bootsen e-mailadressen van bestaande ondernemingen na.
Het risico zit vaak in de details. Een afwijkend e-mailadres. Een leveringsadres dat niet overeenkomt met de officiële vestiging. Een koper die opvallend weinig vragen stelt. Een bestelling die niet past bij de normale activiteiten van het bedrijf. Of een opvallend dringende vraag om meteen te leveren.
Eén signaal hoeft niet meteen op fraude te wijzen. Maar wanneer verschillende signalen samen voorkomen, is extra voorzichtigheid echt aangewezen.
Wees alert wanneer een nieuwe klant alleen communiceert via een gsm-nummer of een gratis e-mailadres. Zeker in B2B-relaties mag je verwachten dat contactgegevens professioneel en verifieerbaar zijn.
Ook een professioneel ogende website is geen garantie. Controleer of de pagina’s echt werken, of de contactgegevens overeenkomen met officiële bronnen en of er geen kleine afwijkingen zijn in de domeinnaam. Fraudeurs maken soms overtuigende kopieën van bestaande websites, met subtiele verschillen in spelling of extensie.
Het bestelgedrag zelf kan eveneens veel verraden. Een koper die weinig interesse toont in de prijs, niet onderhandelt en vooral aandringt op snelle levering, verdient extra aandacht. Dat geldt zeker wanneer er weinig tijd zit tussen het eerste contact, de bestelling en de gevraagde levering.
een kleine eerste bestelling, gevolgd door een plots veel groter order;
een lastminute wijziging van het leveringsadres;
de vraag om goederen op te halen, maar dat gebeurt dan met een voertuig zonder bedrijfslogo;
bestellingen die niet passen bij de normale activiteit van het bedrijf;
opvallend veel druk om snel te beslissen;
documenten of referenties die net iets te gretig worden aangeleverd;
terughoudendheid om een voorschot of vooruitbetaling te doen.
Vooral een patroon is belangrijk: fraudeurs proberen vaak tijdsdruk te creëren. Hoe sneller er geleverd moet worden, hoe groter de kans dat controles worden overgeslagen.
Fraude volledig uitsluiten is quasi onmogelijk. Maar met enkele vaste controles beperk je het risico wel sterk.
Controleer bij nieuwe klanten altijd wie er achter de onderneming zit. Hoelang bestaat het bedrijf? Zijn er recent wijzigingen geweest in bestuur, aandeelhouderschap of activiteit? Komt de bestelling overeen met wat de onderneming normaal doet? En kloppen de contactgegevens met officiële bronnen?
Verifieer ook het leveringsadres. Is het een logisch adres voor dit type bestelling? Komt het overeen met de officiële bedrijfsgegevens? Door een eenvoudige controle via bijvoorbeeld ‘Street View’ kan je soms al snel zien of een adres verdacht is.
Daarnaast is het belangrijk om interne afspraken duidelijk vast te leggen. Leveringsploegen moeten weten dat ze alleen mogen leveren op het vooraf afgesproken adres. Wordt het adres op het laatste moment gewijzigd, dan moet dat eerst opnieuw gecontroleerd worden. Goederen lossen op een andere locatie omdat iemand ‘ter plaatse’ dat vraagt, kan grote risico’s meebrengen.
Ook bij bestaande klanten blijft waakzaamheid nodig. Wanneer een vertrouwde klant plots via een ander e-mailadres bestelt, een afwijkende leveringslocatie opgeeft of uitzonderlijk veel haast heeft, is een extra controle geen overbodige luxe.
Sterke interne controles zijn essentieel, maar ze volstaan niet altijd. Fraudeurs worden steeds professioneler en sommige dossiers lijken op het eerste gezicht perfect in orde.
Daar kan kredietverzekering een belangrijke aanvullende rol spelen. Een kredietverzekeraar volgt de financiële gezondheid en het betalingsgedrag van ondernemingen voortdurend op. Daarbij wordt gebruikgemaakt van brede databanken, schade-ervaringen, internationale handelsinformatie en lokale marktkennis. Door die informatie te combineren, vallen afwijkende patronen sneller op, bijvoorbeeld wanneer bestelgedrag, betalingsinformatie of bedrijfsgegevens niet stroken met wat je normaal zou verwachten.
Kredietverzekering helpt je om beter onderbouwde beslissingen te nemen over klanten en kredietlimieten. Je krijgt niet alleen bescherming wanneer een factuur onbetaald blijft, maar ook toegang tot inzichten die je helpen risico’s sneller te herkennen.
Die preventieve rol is minstens even belangrijk als de mogelijke vergoeding achteraf bij niet betaling van de factuur. Want hoe vroeger je een risico ziet, hoe groter de kans dat je schade vermijdt.
Twijfel over een nieuwe klant?
Zo krijg je snel een beter beeld van de kredietwaardigheid van enkele afnemers en ontdek je welke inzichten kredietverzekering je vóór een levering kan bieden. |
Fraude door afnemers wordt vaak pas duidelijk wanneer de factuur niet betaald wordt. Maar dan zijn de goederen meestal al geleverd en is het moeilijk om nog in te grijpen.
De beste bescherming begint dus vroeger: bij de eerste aanvraag, de eerste bestelling en de eerste afwijking van de normale procedure. Door interne controles te combineren met de monitoring en inzichten van een kredietverzekeraar, bouw je een sterker vangnet rond je handelsvorderingen.
Zo bescherm je niet alleen je omzet, maar ook je cashflow en je commerciële slagkracht. Want veilig zakendoen betekent niet dat je minder kansen grijpt. Het betekent dat je beter weet welke kansen betrouwbaar zijn.
Fraude door afnemers is één risico, maar goed credit management gaat breder dan dat. Het helpt je om klanten beter te beoordelen, openstaande facturen consequenter op te volgen en betalingsrisico’s sneller te herkennen.
In veel bedrijven wordt credit management nog te vaak als bijzaak behandeld, terwijl een nonchalante aanpak grote gevolgen kan hebben voor je cashflow. Gelukkig hoeft het niet ingewikkeld te zijn.
Download onze whitepaper “50 tips & tricks om het credit management van jouw KMO op punt te stellen” en ontdek praktische basisregels om je onderneming beter te beschermen.