In 4 stappen uw verliezen op dubieuze vorderingen beperken in het post Corona tijdperk

Betalen uw klanten hun rekeningen op tijd?

Nu de aanhoudende COVID-19 pandemie blijft zorgen voor een aantal neveneffecten van de wereldwijde economische groei, zien we een toenemende druk op de kasstromen. Dit leidt op zijn beurt tot een verslechtering van het betalingsgedrag van klanten. Hieronder sommen we enkele stappen op die u kunt toepassen om het risico op oninbare vorderingen tot een minimum te beperken en uw inningen te optimaliseren.

Stap 1 - Herzie uw debiteurenportefeuille

Het is belangrijk om die klanten te identificeren die als gevolg van COVID-19 liquiditeitsproblemen ondervinden. Door uw portefeuille te beoordelen en te categoriseren, kunt u uw incassostrategieën richten op die rekeningen die ze het meest nodig hebben. Om te beginnen raden wij aan om afnemers in te delen in een van de volgende drie niveaus:

'Goed' voor klanten die in een sterke financiële positie verkeren en waar COVID-19 weinig of geen negatieve impact had op hun sector;

'Redelijk' voor klanten waar de pandemie een negatieve invloed had op hun sector, maar het bedrijf nog steeds in een relatief goede financiële positie verkeert;

‘Slecht’ voor klanten die in de nasleep van COVID-19 insolvabel dreigen te worden en van wie de sectoren zwaar zijn getroffen.

Stap 2 - Overweeg opnieuw over de betalingstermijnen van klanten te onderhandelen

Zolang de nieuwe voorwaarden in overeenstemming zijn met het kredietbeleid van uw bedrijf, kan het heronderhandelen met klanten de kans dat betalingen worden voldaan alleen maar vergroten. U kunt bijvoorbeeld overwegen om klanten bepaalde incentives te geven om alzo vroege betalingen aan te moedigen, want soms kunnen in moeilijke economische periodes zelfs kleine kortingen het incassoproces versnellen.

Een andere suggestie is om klanten op korte termijn een verlichting te bieden - zoals opschorting van rente en kosten voor betalingsachterstand - in ruil voor snellere betalingen. Voor klanten met ernstige cashflowproblemen die hun factuur niet volledig kunnen betalen, kan worden overwogen een plan uit te werken om op korte termijn een gedeeltelijke betaling te ontvangen. Dit is te verkiezen boven het afschrijven van de volledige schuld.

Stap 3 - Stroomlijn uw debiteurenproces

In normale economische omstandigheden zijn kleine tekortkomingen in uw debiteurenproces misschien geen probleem, maar in het huidige klimaat is het belangrijk om over een efficiënt en strak systeem te beschikken.

Mogelijke verbeteringen zijn onder meer een regelmatige controle van de belangrijkste parameters, zodat u potentiële cashflowproblemen vroeg kunt opsporen. Te denken valt aan de omloopsnelheid van de debiteuren, het aantal dagen dat de verkopen uitstaan en de ouderdom van de debiteuren.

Het is uiteraard ook de moeite waard om het debiteurenproces van uw bedrijf even onder de loep te nemen om te kijken of u eventuele wijzigingen moet aanbrengen. Hierbij kunt u denken aan de manier waarop facturen worden verzonden en geïnd of hoe transacties worden geregistreerd. Biedt u bijvoorbeeld betalingsopties die het klanten gemakkelijk maken om hun rekeningen te voldoen?
Hoewel het normaal is om ad-hoc wijzigingen door te voeren, is het van essentieel belang dat de klantgegevens in een centrale databank worden bijgehouden om ongeoorloofde wijzigingen te helpen voorkomen. Een nauwkeurige registratie van speciale regelingen stelt uw bedrijf ook in staat facturen foutloos te verzenden, incasso's met de juiste aanpak uit te voeren en geschillen doeltreffend te beheren.

Stap 4 - Minimaliseer onderbrekingen in uw inningsactiviteiten

Veel bedrijven en sectoren ondervinden nog steeds de druk van de uitbraak van COVID-19, waardoor het belangrijker is dan ooit om de liquiditeit van uw bedrijf veilig te stellen. Door ervoor te zorgen dat uw debiteurenadministratie optimaal functioneert, kunt u de cashflow veiligstellen die nodig is om uw bedrijf de financiële flexibiliteit en veerkracht te geven om de neergang te overleven.

U kunt uiteraard steeds overwegen om een partnerschip aan te gaan met een incassobureau om ervoor te zorgen dat uw liquiditeit gegarandeerd blijft. Als u een kredietverzekeringspolis hebt, dekt uw polis mogelijk ook de incassodiensten. Een incassopartner kan u helpen:

• Pas uw incasso-aanpak aan aan de economische ontwikkeling en veranderingen in de omstandigheden van klanten;
• Versterk de interne inspanningen om uitstaande betalingen te innen;
• Ondersteun de uitvoering van de noodplannen van uw bedrijf om de kasstroomrisico's tot een minimum te beperken.